Aktiviteti i Europe Direct Puglia dhe rezultatet e saj!

Dr. M. Irene Paolino

Europe Direct Puglia

EU Information Office

University of Bari "Aldo Moro"

Cili ka qene aktiviteti i Europe Direct Puglia?

Deri më sot, Qendra e Informacionit të Drejtpërdrejtë Europe Direct Puglia, ku unë punoj, ka qenë gjithmonë anëtare e Rrjetit Zyrtar të Informacionit të BE-së (2005-2008; 2009-2012; 2013-2017; 2018-2020) dhe ka qenë aktive që nga viti 2005, i zbauar/ marrë përsipër nga Universiteti i Barit - Departamenti i Shkencave Politike.

Duke marrë parasysh prioritetet e BE-së, Europe Direct Puglia duhet të krijojë dhe menaxhojë ndërfaqen e transmetimit të informacionit me qëllim ofrimin e shërbimit të informacionit i cili:

  • u mundëson qytetarëve që të marrin informacion, këshilla, ndihmë dhe përgjigje për pyetjet rreth legjislacionit të BE-së, politikave, programeve, veprimeve dhe mundësive të financimit; 
  • u jep qytetarëve mundësinë për të dërguar reagime/opinione tek institucionet në formën e mendimeve dhe sugjerimeve;
  • shpërndan informacion të saktë të përshtatur për nevojat lokale.

Në lidhje me pikën e parë, ne kemi organizuar një zyrë parësore/në vijë të parë, që është si një shërbim ndihmës, i hapur çdo ditë nga ora 9-15, ku qytetarët mund të marrin përgjigje për pyetjet e tyre përmes telefonit, e-mailit, messenger, WhatsApp, Facebook, Twitter, website dhe në mënyrë të drejtpërdrejtë.

Në fakt, zyra parësore mirëpret vizitorët çdo ditë, merr thirrje nga publiku dhe merr pyetje me shkrim mbi një shumëllojshmëri të gjerë të çështjeve të BE. Roli i saj është që të veprojë si një sportel i vetëm për qytetarët. Për pyetje të specializuara, EDIC duhet të bashkëpunojë dhe të marrë informacion nga rrjetet e tjera të KE-së ose EDIC Qendrore në Bruksel.

Në lidhje me pikën e dytë, ne shpërndajmë gjatë eventeve/aktiviteteve një pyetësor në lidhje me kënaqshmërinë e klientit për të njohur jo vetëm nivelin e kënaqësisë mbidiskutimin, rëndësinë e çështjes, cilësinë e organizatës, por ne gjithashtu u ofrojmë qytetarëve mundësinë për të bërë të njohur dhe shkëmbyer pikëpamjet e tyre, në të gjitha fushat e aktiviteteve të BE-së, në veçanti, ato që kanë ndikim në jetën e tyre të përditshme dhe në lidhje me vizionin e tyre për të ardhmen e Evropës. Në këtë mënyrë marrim edhe dëshmi për nevojat, sugjerimet dhe opinionet e qytetarëve.

Në lidhje me pikën e tretë, ne përpiqemi të marrim parasysh sugjerimet e perceptuara nga përdoruesit tanë (gjatë eventeve ose gjatë “shërbimit të asistencës”, që ne e quajmë zyra parësore) ose duke analizuar mbledhjen e pyetësorëve gjatë eventeve/aktiviteteve, ose duke studiuar programet e punës, dokumentet e punës dhe planet strategjike të publikuara në nivel evropian, kombëtar, rajonal dhe lokal.

Në përputhje me objektivat strategjike të BE-së, plani ynë i veprimit karakterizohet nga një qasje multidisiplinare dhe shumë sektoriale, e përshtatur për nevojat për informacion nga grupi i synuar dhe në përputhje me prioritetet politike dhe komunikuese të BE, të përzgjedhura çdo vit sipas programit vjetor të punës.

Pas përzgjedhjes së parë të temave që do të trajtohen gjatë aktiviteteve/eventeve sipas dokumenteve zyrtare strategjike dhe dokumenteve të punës të përmendura më lart, të gjitha temat ndahen me anëtarët e Komitetit të përbërë nga ekspertë të së drejtës së BE-së në Universitetin e Barit për të qenë qenë të sigurt që publikut ti përcillet një plan aktivitetesh i përshtatshëm, duke ofruar informacion të saktë, të detajuar dhe të përditësuar rreth temave të përcaktuara.

Pas zgjedhjes së parë të temave që do të trajtohen gjatë aktiviteteve / ngjarjeve sipas dokumenteve zyrtare strategjike dhe të punës të përmendura më lartë, të gjitha temat ndahen me anëtarët e Komitetit të përbërë nga ekspertë të së drejtës së BE-së në Universitetin e Barit me qëllim që sigurohuni që të dorëzoni në publik një plan aktivitetesh relevante, duke siguruar informacion të saktë, të detajuar dhe të përditësuar rreth temave të përcaktuara.

Falë kontributit të partneritetit institucional dhe Komitetit të Universitetit, aktivitetet janë planifikuar në mënyrë që:

  • të nxisin pjesëmarrjen e qytetarëve në procesin demokratik përmes ushtrimit të së drejtës për qasje në dokumentet dhe informacionet e BE-së;
  • të gjenerojë një dialog të hapur, të strukturuar saktë dhe gjithëpërfshirës rreth politikave Evropiane.

Për këtë qëllim, ne besojmë që Komisioni ka vepruar mirë për të përforcuar politikën e tij të komunikimit duke siguruar një rrjet informacioni të BE-së të decentralizuar në nivel kombëtar, rajonal dhe lokal, sepse çdo kontekst evropian karakterizohet nga nevoja, kërkesa, specifika dhe interesa të ndryshme dhe çdo kontekst ka nevojë për vëmendje specifike.

Cili është roli i Drejtuesve?

Menaxheri i Europe Direct Puglia është përgjegjës për planifikimin e aktiviteteve efektive dhe efikase, organizimit dhe raportimit të të gjitha të dhënave në KE për të ofruar të gjitha informacionet rreth llojit të aktiviteteve të organizuara, temat e diskutuara, numrin e pjesëmarrësve, partnerët e përfshirë, grupet e synuara të përfshira, mjetet dhe kanalet e komunikimit, fotot, fletët e nënshkrimit ... Pra, menaxheri koordinon gjithashtu procesin e grumbullimit të të dhënave dhe raportimin në KE përmes intranetit specifik të dedikuar për Qendrat e Europe Direct.

Menaxheri është përgjegjës jo vetëm për komunikimin e brendshëm me të gjithë anëtarët e strukturës pritëse (akademikë, studentë dhe administratorë), por edhe për komunikimin e jashtëm me aktorë të ndryshëm. Në komunikimin e jashtëm ne i kushtojmë vëmendje për të komunikuar çdo event me palët e interesuara të përzgjedhura nga baza e të dhënave të krijuara falë përvojës sonë të gjatë. Duke marrë parasysh edhe audiencën e madhe të aktiviteteve tona dhe numrin e aktiviteteve të realizuara ne kemi krijuar një bazë të dhënash të përbërë nga rreth 9000 kontakte.

  • Së brendshmi, zyra e informacionit të BE-së synon realizimin e aktiviteteve efektive dhe të integruara dhe përpiqet për një mobilizim të plotë të burimeve të disponueshme (njerëzore dhe financiare) në mënyrë koherente në mënyrë që të arrihet impakti më i mirë i mundshëm në kuptimin e njohurive të përmirësuara, në numrin e pjesëmarrësve, në aspektin e shumëllojshmërisë së grupeve të synuara pjesëmarrëse, sektorit të informacionit, kanaleve të komunikimit të përdorura.
  • Së jashtmi, Qendra e Informimit e BE-së duhet të punojë në bashkëpunim të ngushtë dhe partneritet me të gjithë aktorët dhe aktorët shumëfishues të rajonit të interesuar në temat e përcaktuara dhe me të njëjtin mision. Për të arritur qëllimet tona, është i nevojshëm një angazhim i fortë i të gjithë aktorëve dhe palëve të interesuara në territorin e përfshirë, dhe roli i tyre në këtë drejtim është vendimtar.
  • Roli ynë në këtë proces është që të ushtrojmë presion ndaj tyre dhe të angazhojmë në mënyrë aktive të gjitha llojet e ndryshme të interesave të publikut për temat e përzgjedhura në planin e veprimit.

Shperndarja operative dhe e informacionit

Roli i EDICs është të shpërndajë informacionin në publik. Ne kemi shumë mjete/mënyra për shpërndarjen, të tilla si:

  • Një faqe interneti e cila përditësohet rregullisht, duke përfshirë informacion mbi eventet e EDIC, seksione me tema mbi BE-në, periodike, rishikime, artikuj dhe lajme mbi aktualitetin e jetës së BE-së. Faqja e internetit përfshin, për shembull, aktivitetet e EDIC-it, oraret, produktet, të tilla si materiale audiovizuale ose të shtypura për çështjet e BE-së, duke përfshirë formën interaktive për t'i mundësuar publikut të kërkojë të regjistrohet në listën e postimeve EDIC Puglia me qëllim që të informohet për aktivitetet tona;
  • Mediat sociale për të promovuar misionin EDIC, qëllimet dhe shërbimet, eventet dhe informacionet mbi çështjet e BE-së. Këto mjete janë një mënyrë e shpejtë për të promovuar aktivitetet dhe njohuritë jo vetëm për publikun lokal, por për një audiencë më të madhe. Për shembull, mediat sociale mund të përfshijnë lajme për zhvillimet e fundit të BE-së në çështjet e përgjithshme të interesit për qytetarët, lajmet nga përfaqësimi i KE-së në vend, aktivitetet e fundit dhe të ardhshme të EDIC, detajet mbi mundësitë e financimit, si dhe informacione nga EDIC tjera ose institucionet e BE-së 

Për më tepër, përmes mediave sociale ne mund të nxjerrim informacion mbi eventet në vazhdim ose të ardhshme; 

  • Produktet e informacionit mbi çështjet e BE-së të prodhuara nga EDIC Puglia (prezantime, broshura, fletëpalosje);
  • Buletine informuese të shpërndara përmes listës së postimeve të EDIC-it janë një mënyrë e shpejtë dhe e arritshme për publikun që të ketë lajme që i interesojnë ose i informojnë. Buletinet informuese duhet të shkruhen në mënyrë të qartë dhe të kuptueshme, duke përfshirë informacione të përshtatura për grupe specifike të synuara (seksionet e informacionit për studentët / të rinjtë, për punëkërkuesit, për sipërmarrësit etj.);
  • Vizita dhe mësime për shkollat për të rritur ndërgjegjësimin e fëmijëve dhe të nxënësve për vlerat e Bashkimit Evropian, përfitimet e shtetësisë së BE-së dhe funksionimin dhe kompetencat e përgjithshme të BE-së.

PSE është e rëndësishme për të drejtuar një shërbim të mirë informacioni?

  • Është thelbësore për një EDIC që të ofrojë informacione të qarta, konkrete, të sakta dhe të vlefshme për të dy grupet e synuara dhe vizitorët, pasi kjo është një nga veprimtaritë kryesore dhe ditore të EDIC.
  • Është e rëndësishme që informacioni për publikun e gjerë të jetë i dobishëm dhe i lehtë për t'u kuptuar.
  • Është thelbësore që EDIC është gjithmone e azhurnuar për çështje me interes për grupet e tij të synuara.
  • Sigurimi i informacionit të vlefshëm dhe aktual do të rrisë dukshmërinë/vizibilitetin e EDIC në nivel lokal dhe rajonal dhe do ta pozicionojë atë si një lojtar të besueshëm në fushën e shpërndarjes së informacionit të BE-së.

Cilat janë elementet që duhet të merren parasysh në sigurimin e shërbimeve të informacionit?

Për të qenë në gjendje të trajtojmë sfidat e një shërbimi të mirë informacioni, duhet të marrim në konisderatë:

  • Çfarë informacioni është me interes për grupet e synuara?
  • Si mund të shpërndahet ky informacion/komunikuar me grupet e ndryshme të synuara?
  • Si mundet një EDIC të sigurojë që informacioni të përdoret/kuptohet nga grupet e synuara? 
  • Si mund të mbahen të përditësuara burimet/përmbajtjet e informacionit?

Cilat janë mjetet për të siguruar një shërbim cilësor informacioni?

Ku mund të gjendet informacioni mbi BE-në? Informacioni mbi BE-në mund të kërkohet nëpërmjet burimeve të ndryshme të informacionit si:

  • Portali Europa
  • Faqja e internetit e Qendrës së Informacionit të Europe Direct
  • Produkte informacioni dhe prezantime
  • Buletine informuese
  • Publikime

Këto janë vetëm disa shembuj të burimeve të informacionit në dispozicion për çështjet e BE. Lista nuk është e plotë, por përvoja tregon se kjo varet nga nevojat konkrete/kërkesat e qytetarëve lokalë.

Shpesh botimet zyrtare të BE-së nuk janë në dispozicion në gjuhën e vendit. Kjo mund të jetë një problem serioz për shpërndarjen e informacionit tek publiku/vizitorët. Mund të rekomandohet të krijoni përmbledhje të 10-15 faqeve më të mira të internetit për të monitoruar më mirë faqet më interesante të internetit. Gjithashtu, bashkëpunimi ndërmjet EDIC-ve ose shërbimeve të tjera të Informimit të BE-së paraqet një mjet shtesë për kërkimet e informacionit në BE, për të shkëmbyer dhe ndarë burime dhe praktika të dobishme.

Në përfundim a mund të listoni disa nga rezultatet e arritura prej jush?

Në këtë mënyrë, rezultatet e arritura nga Europe Direct Puglia janë:

  • Rritja e numrit të përdoruesve të shërbimeve/aktiviteteve të ofruara nga Europe Direct Puglia, duke arritur në gamën vijuese të organeve dhe organizatave publike publike lokale; shkolla dhe mësues; organizata profesionale dhe tregtare; partnerët ekonomik dhe social; OJQ-të dhe shoqatat e shoqërisë civile; qytetarët; kompanitë; të rinjtë dhe studentët;
  • Përforcimi i debatit lokal dhe rajonal mbi prioritetet politike të KE-së duke organizuar seminare, konferenca, ditë informimi, forume, workshop-e/punëtori;
  • aktivitete të shumëllojshme për të mbuluar sa më shumë tema të jetë e mundur, territorin dhe grupet e synuara, falë mbështetjes së partneritetit institucional;
  • përhapja e informacionit Evropian përmes artikujve, botimeve, revistave, revistave periodike, faqeve të internetit, mediave sociale, broshurave dhe materialeve promocionale;
  • promovimi i sinergjive ndërmjet aktorëve që merren me politikat e BE-së në nivel rajonal;
  • Bashkëpunimi i përforcuar midis të gjithë partnerëve institucionalë.